Comença pel procés que més et fa mal
El primer procés que s'ha de treure del paper és el que et costa diners quan falla. No el més fàcil, ni el que més et ve de gust.
Per trobar-lo, fes-te tres preguntes:
- Quin paper es perd més? Un full de reserva, un part de feina, un albarà.
- Què copies a mà dues vegades? De la llibreta a l'Excel, de l'Excel a la factura.
- Quin error t'ha costat diners aquest any? Una reserva doble, una feina que no es va cobrar, una comanda que no va arribar.
Gairebé sempre surt el mateix: reserves, parts de feina, comandes o factures. Agafa'n només un. Si ho intentes canviar tot de cop, el teu equip torna a la llibreta en dues setmanes.
El que ja existeix (i probablement n'hi ha prou)
Per a molts negocis, un programa que ja existeix ho resol gairebé tot sense fer res a mida. Ho diem abans de parlar d'apps pròpies perquè és veritat, encara que fer apps sigui la nostra feina.
| Si el paper és… | Prova primer | Quan es queda curt |
|---|---|---|
| Agenda i cites | Un programa de cites en línia | Si cobra comissió per cada client o no entén els teus serveis |
| Factures i pressupostos | Un programa de facturació amb Verifactu | Rarament: aquí l'estàndard sol ser suficient |
| Llistes, inventari senzill | Un full de càlcul compartit al núvol | Quan diverses persones el toquen alhora i es trepitgen |
| Formularis i fitxes de client | Un formulari en línia i una carpeta compartida | Quan necessites signatures, fotos o buscar per client |
| Torns de l'equip | Una app de torns | Si els teus torns tenen regles que no admet |
Si una d'aquestes eines encaixa amb com treballes, fes-la servir. És més barata i està llesta avui. Amb la facturació, a més, convé moure's aviat: amb Verifactu, Hisenda obligarà a facturar amb un programa adaptat.
Quan compensa una app pròpia
Una app feta per al teu negoci compensa quan les eines estàndard t'obliguen a treballar com elles volen, o quan et cobren per cada client. Els senyals més habituals:
- Fas servir tres o quatre programes que no es parlen entre ells i algú copia dades d'un a l'altre.
- Pagues comissió per cada reserva i a final de temporada la xifra fa por.
- La teva manera de treballar és teva. Un lloguer amb fiances i talles, un taller amb fotos de l'abans i el després, una clínica amb consentiments signats.
- L'Excel ja no dona més de si: es trenca, es duplica o només l'entén una persona.
Una app senzilla, amb comptes d'usuari, panell d'administració i correus automàtics, volta els 4.550-6.700 € (sense IVA), i la llancem per fases: el primer que surt és el que més temps t'estalvia. Fes el compte del que et costen avui les hores de copiar papers o les comissions en un any. Moltes vegades surt a compte en una o dues temporades. D'altres no, i llavors t'ho diem.
Exemples per sector
Són situacions típiques, no clients concrets, perquè et facis una idea de per on es comença:
- Jardineria i reformes. El paper que més fa mal és el part de feina. Primer pas: que l'operari l'ompli al mòbil, amb fotos i la signatura del client, i que arribi a l'oficina al moment.
- Lloguer de barques, motos o bicis. Reserves en una llibreta i fiances apuntades a mà. Primer pas: una agenda amb la disponibilitat real de cada vehicle, per acabar amb les reserves dobles.
- Clíniques, fisios i estètica. Fitxes de client i consentiments en paper. Primer pas: fitxa digital amb l'historial i el consentiment signat en una tauleta.
- Tallers mecànics. Ordres de treball en fulls que s'embruten i es perden. Primer pas: una ordre per cotxe, amb fotos i l'estat a la vista de tothom.
- Distribució i comandes. Comandes per WhatsApp que algú passa a mà. Primer pas: un formulari de comanda que arriba endreçat i no depèn d'una sola persona.
Com fer el canvi sense aturar el negoci
El canvi surt bé quan l'equip el fa servir des del primer dia, no quan l'eina és perfecta.
- Tria el moment. Si tens temporada, canvia fora de temporada.
- Comença amb una persona que en tingui ganes, i que després ho ensenyi a la resta.
- Conviu unes setmanes amb el paper, però amb data de final. Si no, guanya el paper.
- Mesura alguna cosa. Hores a la setmana, errors al mes, reserves perdudes. Així saps si ha valgut la pena.